Thủ thuật tạo bản sao khi chia sẻ tài liệu Google Drive

Có vẻ như tiêu đề không hoàn toàn rõ ràng, nhưng hãy thử mẹo này. Sau một lần sử dụng, bạn sẽ nhận được lợi ích ngay lập tức khi cộng tác với những người khác ở trên Google Drive.

Tải xuống Google Drive dành cho iOS

Tải xuống Google Drive dành cho Android

Rất dễ dàng tạo bản sao của bất kỳ tài liệu nào trong tài khoản Google Drive của bạn. Nhưng nếu bạn muốn cộng tác viên tự động sao chép khi họ nhận được liên kết được chia sẻ? Mẹo này có thể hữu ích khi bạn muốn bảo vệ tài liệu hoặc mẫu gốc, đồng thời giúp người khác có thể linh hoạt chỉnh sửa bản sao của tài liệu cho chính họ.

Cung cấp cho người dùng một bản sao của tài liệu

Một trường hợp điển hình là một tài liệu Google Doc cần được hoàn thành riêng lẻ. Cộng tác viên có thể nhập thông tin chi tiết vào bản sao của tài liệu mà không cần hủy bản gốc.

Bạn sẽ không phải yêu cầu họ tạo bản sao theo cách thủ công, chỉ cần làm theo các bước bên dưới và bản sao sẽ được tạo tự động cho từng người nhận. Mẹo này hoạt động tốt cho tất cả các công cụ của Google Drive: Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.

Bước 1: Mở tài liệu Google Drive mà bạn muốn chia sẻ. Ấn nút Chia sẻ màu xanh lam ở trên cùng bên phải của tài liệu.

Nhấp vào nút Chia sẻ

Bước 2: Trong hộp thoại Chia sẻ với người khác, bạn bấm vào biểu tượng Nhận liên kết có thể chia sẻ. Đặt cài đặt chia sẻ thành Biên tập để cập nhật liên kết. Sao chép liên kết vào email của bạn hoặc bất kỳ phương tiện giao tiếp nào khác.

Nhận liên kết có thể chia sẻ

Bước 3: Ngoài ra, hãy nhấp vào Nâng cao. Bỏ chọn ô Thông báo cho mọi người. Bạn không muốn họ nhận thông báo qua email về các File được chia sẻ. Bạn muốn gửi liên kết đến các tài liệu có thể được chia sẻ riêng. Nhấp chuột đồng ý để lưu các thay đổi của bạn.

Sao chép đường dẫn

Bước 4: Sao chép và dán liên kết được chia sẻ vào email. Bây giờ, xóa mọi thứ sau dấu gạch chéo trong liên kết và chèn văn bản sao chép.

Liên kết sau khi chỉnh sửa

  • Liên kết sau được chỉnh sửa:

Liên kết sau khi chỉnh sửa

Email và công việc đã hoàn thành. Người nhận nhấp vào liên kết sẽ được đưa đến màn hình Google Drive nhắc họ tạo bản sao của tài liệu.

Tạo một bản sao

Khi được nhấp Tạo một bản sao, một bản sao cục bộ của tài liệu được lưu trong Google Drive của họ. Bản gốc vẫn còn nguyên trong tài khoản của bạn.