[Review] 20 Thủ thuật sử dụng máy tính nhanh dành riêng cho dân văn văn phòng

Chèn tệp pdf hoặc word vào tệp excel, khôi phục, truy xuất email được gửi trong gmail, … và nhiều mẹo hữu ích khác. Và nếu bạn là một nhân viên văn phòng, đừng bỏ qua bài viết về các mẹo máy tính cho dân văn phòng dưới đây:

Biết cách sử dụng các thủ thuật máy tính cho dân văn phòng trên máy tính của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, bên cạnh đó còn hướng tới bạn để trở nên chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là 20 mẹo máy tính dành cho nhân viên văn phòng, điều mà không phải ai cũng biết.

20 mẹo máy tính cho dân văn phòng đơn giản và hiệu quả.

1. Hợp nhất thư

Trộn thư – trộn thư là một tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp bạn giảm thời gian xử lý việc chèn danh sách vào một hình thức cố định như thư mời, thông báo, thư cảm ơn, bảng điểm …

Mẹo máy tính cho nhân viên văn phòng: Mial merge trong word như sau

Bước 1: Mở tệp Word mẫu, chọn Tab thư | Bắt đầu trộn thư | Từng bước thuật sĩ hợp nhất thư.

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge Ở bên phải của Word, chọn Bức thư trong Chọn loại tài liệu sau đó nhấn kế tiếp: Tài liệu bắt đầu.

Bước 3: Tiếp tục chọn Sử dụng tài liệu hiện tại và lựa chọn Tiếp theo: Chọn người nhận.

Bước 4: Trong Chọn người nhận, chọn Sử dụng một danh sách hiện có Nếu danh sách có sẵn, bạn có thể chọn Nhập một danh sách mới Để tạo danh sách phát mới và nhấn kế tiếp: Viết thư của bạn.

Bước 5: Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu, bạn chọn vào danh sách có sẵn và nhấn Mở.

Bước 6: Chọn tấm chứa dữ liệu để sử dụng. Ví dụ: trong tệp Excel này, sheet1 là trang chứa dữ liệu, chúng tôi chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK đã nhận nó

Bước 7: Trong Người nhận hợp nhất thư, Bạn chọn dữ liệu để chèn bằng cách chọn các hộp trước khi dữ liệu đó vào Nguồn dữ liệu, sau đó nhấn OK đã nhận nó

Bước 8: Chọn Tiếp theo: Viết thư của bạn.

Bước 9: Đặt con trỏ vào vị trí để chèn dữ liệu, sau đó nhấp Nhiều mặt hàng hơn.

Bước 10: Hộp thoại Chèn trường hợp nhất xuất hiện, chọn trường có nội dung bên cạnh con trỏ chuột và nhấp vào “Chèn ” chèn vào. Sau đó nhấn “đóng ” đóng.

Bước 11: Lần lượt chèn các trường dữ liệu vào mẫu Word. nhấn Tiếp theo: Xem trước các chữ cái của bạn.

Bước 12: Chọn Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất để hoàn thành quá trình hợp nhất thư.

Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, bạn chọn Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ. Tiếp đó hãy chọn Tất cả và hãy nhấn OK đã nhận nó

Bước 14: Bạn có thể lưu tệp bằng cách chọn Tệp | Lưu hoặc kết hợp phím Ctrl + S, Đặt tên cho tệp và chọn thư mục chứa tệp.

2. Chèn tệp PDF vào EXCEL

Vì công việc cần liên kết các tệp với nhau, đôi khi bạn cần chèn các tệp word hoặc pdf vào bảng tính excel để làm cho công việc của bạn thuận tiện và dễ dàng hơn.

Bước 1: Tại vị trí cần chèn tệp

Chọnn chèn và lựa chọn “Vật”

Bước 2: Tại Tạo mới chọn Tài liệu Adobe Acrobat từ Menu Loại đối tượng.

Xin vui lòng chọn OK đã nhận nó và một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn tệp PDF bạn muốn chèn vào bảng tính Excel, sau đó nhấn Mở.

Để đổi tên tệp mặc định thành tệp PDF mặc định là Adobe Acrobat Document, nhấp vào “Đối tượng tài liệu Acrobat sau đó chọn “canver

Chọn thay đổi biểu tượng thay đổi

Vào chú thích để thay đổi tên và sau đó nhấn OK đã nhận nó

Nhấn vào nó OK đã nhận nó thay đổi

3. Cách chụp ảnh một phần của màn hình

Nếu bạn chỉ muốn chụp ảnh màn hình một phần, đây là những mẹo máy tính văn phòng đơn giản nhất để thực hiện, cho dù bạn đang sử dụng máy Mac hay PC Windows:

Với máy Mac: Lệnh + Shift + 4 và công cụ này sẽ xuất hiện. Chỉ cần kéo và thả vào phần màn hình bạn muốn chụp. Thả ngón tay ra và hình ảnh sẽ được lưu vào màn hình ngay lập tức,

Đối với máy Windows, hãy truy cập Khởi đầu và lựa chọn Công cụ snipping.

4. Mở lại tab đã đóng

Nếu bạn vô tình đóng một tab, chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + T để mở lại tab đã đóng gần đây.

Trên máy Mac: nhấn Cmd + Shift + T.

5. Tính năng chụp nhanh và đa màn hình của Windows

Nhấn “Phím Windows + phím mũi tên Tên sẽ khiến các cửa sổ nhanh chóng co lại về một phía của màn hình.

Hoặc nhấn “Shift + Phím Windows + mũi mũi Tên sẽ chuyển cửa sổ sang màn hình khác. Trong khi nhấn “Windows + Pv sẽ cho phép bạn nhanh chóng thiết lập màn hình thứ hai hoặc máy chiếu.

6. Bảo vệ tập tin bằng mật khẩu

Một cách đơn giản để ngăn người khác truy cập vào các tệp quan trọng của bạn là mã hóa tệp. Có thể bạn đã sở hữu 7-Zip, WinRAR, Unarchiver hoặc phần mềm tương tự, tạo một kho lưu trữ mới, chọn mã hóa bảo vệ nội dung và mật khẩu.

7. Sao chép một tập tin bằng cách kéo và thả

Để sao chép tệp trên máy Mac, giữ nút Alt (hoặc là Ctrl trên Windows) và sau đó nhấp và kéo tệp.

8. Di chuyển cửa sổ sang bất kỳ phía nào của màn hình hoặc sang màn hình tiếp theo

Bạn chọn các cửa sổ đính kèm một phím mũi tên (phải, trái, trên, dưới), cửa sổ hiện tại của bạn sẽ được chuyển sang các cạnh tương ứng của màn hình.

Tương tự, khi bạn nhấn Phím Windows + Shift + phím mũi tên Bạn sẽ di chuyển cửa sổ Windows sang bất kỳ màn hình nào ở phía tương ứng.

9. Xóa bộ nhớ cache trong vài giây

Một mẹo máy tính cho dân văn phòng là nhanh chóng xóa bộ nhớ cache, chỉ cần nhấn “Kiểm soát + Shift + R”, tKiệt tác này cũng sẽ làm mới trang của bạn.

10. Khóa điện thoại nhanh

Nếu bạn cần đứng ngoài trời trong vài phút và không muốn ai nhìn vào màn hình máy tính, công trình dang dở của bạn, hãy bấm ngay vào “Windows + LÊ

Trên máy Mac: Bấm “Lệnh + Tùy chọn + Đẩy ra hoặc nút Quyền lực Nếu thiết bị của bạn không có ổ đĩa quang.

11. Biến cửa sổ trình duyệt thành công cụ chỉnh sửa văn bản

Nếu bạn muốn biến cửa sổ trước mặt thành công cụ để bạn tự do viết ghi chú, xóa và thậm chí vẽ, hãy thử sao chép các dòng sau vào thanh địa chỉ: dữ liệu: văn bản / html,

12. Phóng to / thu nhỏ trên màn hình

Nhấn Control / Command + 0 để trở về kích thước màn hình mặc định

Dấu kiểm soát / Lệnh + “+” để làm cho nó lớn hơn

Kiểm soát / Lệnh + “-” để thu nhỏ

13. Giảm các chương trình chạy khi khởi động

Nếu máy tính khởi động chậm, có thể là do quá nhiều chương trình đang chạy khi khởi động. Để giảm các chương trình này và làm cho máy tính khởi động nhanh hơn trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra các chương trình xóa khi khởi động để không làm sập hệ thống.

Windows: Mở trình quản lý tác vụ “Ctrl + Shift + Esc” và đi đến tab khởi động để định cấu hình các chương trình bạn muốn khởi chạy cùng với hệ thống.

Windows 7 và các phiên bản cũ hơn: Chạy mở (Phím Windows + R) và gõ msconfig để truy cập vào một cửa sổ có cùng khởi động.

macOS: Chuyển đến Tùy chọn hệ thống | Người dùng & Nhóm | chọn người dùng và bấm vào Thẻ mục đăng nhập. Bạn có thể xóa hoặc ẩn các ứng dụng khởi động từ đây.

14. Phím tắt cho YouTube

Như bạn đã biết cách sử dụng phím cách để tạm dừng video trên YouTube, nhưng bạn có thể không biết cách sử dụng phím K cho cùng một kết quả. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phím J và L để tua lại hoặc tua nhanh 10 giây, M để tắt tiếng.

15. Thư mục Bảng điều khiển ẩn của Windows

Windows cung cấp Bảng điều khiển chứa tất cả các cài đặt hệ điều hành, giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh mọi thứ từ hình nền máy tính đến cài đặt VPN.

Để vào chế độ này, hãy tạo một thư mục mới với tên chính xác như Chế độ Thần này. {ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C}. Biểu tượng thư mục sẽ chuyển thành biểu tượng Bảng điều khiển và bạn có thể truy cập và thay đổi tất cả các loại cài đặt.

16. Sử dụng đèn chiếu

Windows tìm kiếm tích hợp không phải là vô ích, nhưng nó chắc chắn không đáng tin cậy và chậm. Tuy nhiên, macOS Spotlight là một công cụ “thông minh”. Bạn nhấn tổ hợp phím “Cmd + phím cách Để mở một ứng dụng bằng cách chỉ cần gõ 2 đến 3 ký tự đầu tiên của tên ứng dụng, nó sẽ tìm kiếm các tệp hoặc thậm chí thực hiện các phép tính.

17. Chuyển đổi giữa các cửa sổ đang mở

Khi bạn nhấn “Alt + Tab Cảnh cho phép bạn điều hướng qua các cửa sổ mở (Alt + Shift + Tab sẽ di chuyển ngược lại).

Trong macOS sử dụng phím tắt “Thẻ + thẻ”

18. Chạy chương trình với các phím nóng

Bạn muốn công việc của mình nhanh hơn bao giờ hết, hãy khởi động một chương trình nhanh chóng. Bấm chuột phải vào phím tắt cho bất kỳ ứng dụng nào trong Windows, bấm Thuộc tính và trong tab Phím tắt, bạn sẽ thấy trường “phím tắt” để bạn có thể tạo tổ hợp phím tắt yêu thích để khởi chạy chương trình. Lời khuyên máy tính cho dân văn phòng được nhiều người sử dụng.

Ghi chú: Nếu bạn nhấp vào tùy chọn “nâng cao” trong tab Phím tắt, bạn có thể đặt tùy chọn này để chạy với tư cách quản trị viên, đặc biệt hữu ích để tạo lối tắt cho Dấu nhắc lệnh nâng cao.

19. Mẹo máy tính cho dân văn phòng: Đóng cửa sổ / tab hiện tại

Nhấn nút X để tắt cửa sổ hiện tại? Không cần lãng phí thời gian như vậy, chỉ cần nhấn Ctrl + W và cửa sổ hiện tại sẽ đóng lại.

20. Sử dụng duyệt web riêng tư

Sử dụng mà không có cookie và lịch sử là rõ ràng cho các hoạt động nhất định. Để làm điều đó, nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + N” sẽ mở trình duyệt ẩn danh trong Chrome, “Ctrl + Shift + P” trên Firefox và Internet Explorer.

Tiết lộ gõ nhanh cho nhân viên văn phòng

Khi sử dụng máy tính, mọi người đều muốn kỹ năng máy tính của mình được cải thiện. Ngoài việc kiên trì thực hành gõ 10 ngón, bạn cũng nên sử dụng các mẹo để cải thiện việc đánh máy của mình. Sử dụng mẹo máy tính cho nhân viên văn phòng, việc đánh máy của bạn sẽ nhanh hơn chỉ sau vài bước dưới đây.

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Unikey, nhấp vào mở rộng trong phần tùy chọn phím tắt bạn kiểm tra trong 2 hộp như hình bên dưới, sau đó nhấp đóng để lưu cài đặt.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào Unikey và nhấp vào Bật phím tắt

Bước 3: Tiếp tục nhấp chuột phải và chọn Compose Shortcut Table …

Bước 4: Trong bước này, một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhập từ khóa viết tắt vào mục Thay vì, thay thế, sau đó viết tên đầy đủ của bạn vào ô Bởi.

Vì vậy, bạn có thể hoàn thành các bước cài đặt để có thể gõ nhanh hơn.

Trên đây là tóm tắt các mẹo máy tính cho dân văn phòng vô cùng tiện lợi và hữu ích. Xin vui lòng cho tôi kiểm tra túi ở trên!

Chúc may mắn!