Tin Công Nghệ
Hướng dẫn sử dụng Name Box trong Excel
Hộp Tên trong Microsoft Excel là một tính năng rất hữu ích. Bạn đã biết hết công dụng và cách sử dụng Name Box chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu!
Bạn không thể đi bất cứ đâu trong Microsoft Excel mà không sử dụng hộp nhỏ này. Nhưng Hộp Tên trong Excel ở đâu? Nó nằm ngay bên cạnh thanh công thức trong trang tính, hiển thị địa chỉ ô hoặc các đối tượng đã chọn. Đó là cách sử dụng rõ ràng nhất của Hộp Tên trong Microsoft Excel. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nó như một công cụ lựa chọn mạnh mẽ hoặc điều hướng nhanh chóng trên bảng tính.
Tuy nhiên, trên đây chỉ là một phần nhỏ những công dụng của Hộp tên. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ cách sử dụng Hộp tên Excel hiệu quả nhất cho công việc.
1. Tìm địa chỉ của hộp kiểm
Như hình trên, Hộp Tên hiển thị C4 vì ô C4 hiện đang được chọn. Bấm vào bất kỳ ô nào khi bạn muốn biết địa chỉ của nó để sử dụng trong công thức.
Box Name không chỉ cung cấp cho bạn địa chỉ của một ô mà còn cho bất kỳ nhóm ô nào. Ví dụ:
Chọn một khối ô: Hộp Tên sẽ xác định ô đầu tiên trong nhóm lựa chọn.
Chọn một loạt các ô không liền kề: Bạn có thể chọn một số ô không nằm trong cùng một nhóm. nhấn Ctrl và chọn một loạt các ô không liền kề. Hộp Tên trong Excel sẽ hiển thị địa chỉ của ô cuối cùng bạn đã chọn.
Nếu bạn muốn chuyển đến một ô hoặc dải ô, hãy nhập địa chỉ của ô vào Hộp Tên và chọn chúng nếu cần.
Làm theo cách này để thấy Name Box tăng năng suất khi bạn phải xử lý các bảng có nhiều hàng, nhiều cột, thậm chí cả bảng tính.
2. Sử dụng Hộp Tên để chọn một ô
Nhờ Hộp Tên, bạn không cần sử dụng chuột để chọn một khối ô chỉ bằng địa chỉ của chúng.
Chọn một khối ô: Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, hãy nhập A2: B10 vào Hộp Tên, sau đó nhấn Enter. Thao tác này sẽ chọn một khối ô và bạn không cần di chuyển xung quanh trang tính bằng chuột của mình nữa.
Chọn một dải ô trên một trang tính khác: Thêm tham chiếu trang tính (ví dụ: Sheet2! A5: B10) trong Hộp Tên.
Chọn nhiều khối ô: Như hình bên dưới, bạn có thể gõ A1: A5, C1: C5, G1: G5 sau đó nhấn Enter để chọn bất kỳ số lượng khối không liền kề nào cùng một lúc.
Bạn có thể chuyển từ ô này sang ô khác bằng cách nhập địa chỉ của chúng. Để chuyển đến bất kỳ ô nào trong một sổ làm việc khác trong cùng một sổ làm việc, hãy nhập tên trang tính, dấu chấm than, địa chỉ ô, rồi nhấn Enter. Ví dụ: Sheet2! A10.
3. Chọn hàng & cột bằng Hộp tên
Sử dụng Hộp Tên Excel làm mẹo để chọn nhanh hàng và cột. Chúng là những phím tắt hữu ích trong Excel khi bạn không muốn sử dụng chuột.
Chọn hàng hiện tại: Gõ chữ cái R trong Hộp Tên và nhấp vào Enter để chọn hàng hiện tại.
Chọn cột hiện tại: Kiểu C trong Hộp Tên và nhấp vào Enter để chọn cột hiện tại.
Word R và C được Excel thiết kế đặc biệt cho mục đích này và bạn có thể sử dụng hai chữ cái này để tạo Dải ô được Đặt tên trong Excel.
Chọn bất kỳ số hàng nào: Muốn đánh dấu 5 hàng đầu tiên? Kiểu 1: 5 trong Hộp Tên và nhấp vào Enter để chọn từ hàng 1 đến hàng 5. Bạn phải chọn hai hoặc nhiều hàng. Nếu nhập một số vào Hộp Tên (ví dụ: 1), và nhấn Enter, Excel sẽ báo lỗi.
Chọn từ hai hoặc nhiều cột: Bạn muốn đánh dấu 5 cột đầu tiên? Kiểu A: E trong Hộp Tên, sau đó nhấn Enter để chọn các cột từ A đến E. Một lần nữa, bạn phải chọn hai hoặc nhiều cột.
Đồng thời chọn các hàng và cột nhất định: Bạn thậm chí có thể chọn nhiều hàng và cột cùng một lúc. Ví dụ: loại A: C, 5: 7 và hãy nhấn Enter để lựa chọn.
Nhiệm vụ này rất thú vị vì bạn có thể thấy ngay nơi các hàng và cột giao nhau. Trong màn hình bên dưới, vùng dữ liệu nằm trong phạm vi A5: C7.
Trong trường hợp trên, bạn cũng có thể tách phần giao nhau giữa các ô bằng cách nhập A: C 5: 7. Xóa dấu phẩy và thêm dấu cách giữa các phạm vi để xem các ô đánh dấu Excel giao nhau giữa hai phạm vi.
Tìm tổng số hàng và cột: Hộp Tên hiển thị tổng số hàng và cột khi bạn nhấp chuột trái hoặc giữ phím Shift khi chọn một khối ô.
4. Tạo Dải ô được Đặt tên cho công thức Excel
Hãy tưởng tượng một bảng tính Excel tham chiếu đến một số phạm vi ô với các công thức khác nhau. Rất dễ nhầm lẫn giữa các ô với số và chữ cái. Nếu một ô có tên mô tả đặc trưng, không khó để biết nội dung ô. Excel sử dụng Dãy được đặt tên để làm điều này và bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ của Hộp tên.
- Chọn một ô hoặc một dải ô.
- Cung cấp tên mô tả của tùy chọn trong Hộp Tên. nhấn
Enter. - Sử dụng tên thay thế cho địa chỉ ô đã chọn hoặc toàn bộ phạm vi ô trong bất kỳ công thức nào.
Trong màn hình bên dưới, bài viết chỉ định tên Quan tâm cho ô B3 đến B7. Chọn phạm vi của các ô này, nhập từ Quan tâm vào Hộp Tên, sau đó nhấn Enter. Tất cả các tên trong sổ làm việc phải Start bằng một chữ cái, gạch chân hoặc dấu gạch chéo ngược và phải được viết ngay lập tức.
5. Đặt tên cho tất cả các đối tượng trong bảng tính Excel
Một bảng tính có thể chứa nhiều đối tượng khác nhau như hình ảnh, biểu đồ, nút macro, các tính năng quản lý mẫu như nút, hộp kiểm … Excel sử dụng các tên số như Chart1, Chart2 … để đặt tên cho chúng. Bạn có thể điều hướng đến mọi đối tượng bằng cách nhập các tên này vào Hộp Tên.
Tuy nhiên, tương tự như Dãy xác định cho các công thức đơn giản hơn, bạn có thể đặt tên mô tả cho từng đối tượng để chúng dễ tìm hơn.
- Chọn biểu đồ, hình ảnh hoặc đối tượng.
- Đặt con trỏ của bạn vào Hộp Tên và nhập tên mô tả mới.
- nhấn
Enter.
6. Chèn (hoặc xóa) nhiều hàng trống với Hộp Tên
Hộp Tên là một trong số ít cách bạn có thể chèn các hàng trống vào Excel. Cách này hữu ích khi bạn muốn chèn nhiều hàng cùng một lúc. Đi tới Hộp tên và sử dụng định dạng hàng Start: kết thúchàng cùng giá trị số cho hàng bạn muốn.
Ví dụ: nếu bạn muốn chèn 10 hàng từ hàng 2, hãy nhập 2:11 trong Hộp Tên và nhấp vào Enter. Excel sẽ chọn 10 hàng tiếp theo Start từ hàng 2 đã chọn (vì hàng 2 được tính trong 10 hàng tiếp theo nên bạn phải nhập số 11).
Sau đó, nhấp chuột phải vào các hàng đã chọn, rồi nhấp vào Chèn. 10 hàng trống sẽ được chèn từ hàng thứ hai như bạn thấy trong hình bên dưới.
Cách này rất hữu ích khi bạn muốn chèn hàng nghìn hàng trống vì lý do nào đó.
7. Xem Macro
Như đã đề cập ở trên, Excel cho phép bạn đặt tên cho từng nút macro. Tuy nhiên, bạn cũng có thể mở trình soạn thảo Visual Basic để nhập mã nguồn cho bất kỳ macro nào.
Nhập tên macro vào Hộp tên. VBA Editor mở ra với mã nguồn của macro để bạn chỉnh sửa hoặc xem.
Tiết kiệm thời gian là lý do bạn không nên bỏ qua tiện ích Name Box của Excel. Ngoài ra, nó còn là công cụ điều hướng chính, đồng thời, hỗ trợ xử lý bảng tính phức tạp, đơn giản hơn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn sử dụng tốt Name Box trong Excel.
