Giải pháp khắc phục quá tải dung lượng file Excel

Tình trạng quá tải kích thước tệp Excel xuất phát từ nhiều nguyên nhân, tệp quá nặng hoặc bạn lưu tệp sai cách. Khi quá tải, Excel sẽ chạy rất chậm, dẫn đến tình trạng máy bị lag. Vậy có giải pháp nào để khắc phục tình trạng quá tải file Excel thì hãy cùng Sửa chữa Laptop 24h.com đi tìm câu trả lời ngay sau đây nhé!

Bạn là người thường xuyên làm việc trên máy tính, đặc biệt là phần mềm Excel? Bạn đã bao giờ cảm thấy bất lực vì tệp Excel của mình bị lag và chạy chậm chưa? Nếu bạn đang gặp phải sự cố trên, điều đó có nghĩa là tệp Excel của bạn bị quá tải. Vậy đâu là nguyên nhân và giải pháp? khắc phục tình trạng quá tải dung lượng Excel gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến ​​thức đó!

Giải pháp khắc phục tình trạng quá tải kích thước tệp Excel

1. Tìm hiểu nguyên nhân khiến tệp Excel bị quá tải?

– Đối tượng được thêm vào tệp Excel trong quá trình làm việc: Trong khi làm việc trên hồ sơ Excel, chỉ cần bạn nhấp vào biểu tượng Hình dạng, chèn một ô hoặc sao chép nó xuống (Fill Down), dữ liệu sẽ tự động được sao chép và kèm theo các Đối tượng vô hình. Các Đối tượng đó cũng xuất hiện khi bạn sao chép nội dung từ web hoặc từ tệp Excel khác làm quá tải dung lượng Excel. Để khắc phục tình trạng này, bạn cần xóa các Đối tượng trong tệp Excel để giải phóng bộ nhớ.
Quá tải kích thước tệp Excel do lỗi liên kết dữ liệu: Tình trạng này thường xảy ra khi thực hiện thao tác Copy & Paste khiến dữ liệu bị sao chép từ tệp này sang tệp khác, gây quá tải bộ nhớ. Làm điều này thường xuyên sẽ tạo ra nhiều kết nối. Như vậy khi chúng ta mở file excel sẽ thấy thông báo đang kết nối với một file khác, bạn có muốn cập nhật (Link) không? Nếu bạn bấm vào sẽ khiến Excel phải tính toán rồi ngày càng quá tải dung lượng.

2. Giải pháp khắc phục tình trạng quá tải kích thước file Excel

Chuyển đổi các loại định dạng tệp Excel: Có nhiều định dạng tệp Excel khác nhau, nhưng định dạng “.Xlsb” (định dạng nhị phân) là định dạng tối ưu hóa tệp Excel tốt nhất.
Đang làm: Mở tệp (hoặc nhấn Ctrl + S) => chọn Lưu thành => Cài đặt mặt hàng Lưu kiểu, mẫu Pháo đài Sổ làm việc Nhị phân Excel (.Xlsb).

Chuyển đổi sang .Xlsb. định dạng

Sau bước chuyển đổi định dạng, bạn sẽ thấy rằng khi lưu dưới dạng .Xlsb sẽ nhẹ hơn rất nhiều so với định dạng .Xlsx.

Giải phóng dung lượng tệp Excel bằng cách thay đổi định dạng

Tách các Sheets trong Excel ra ngoài: Một tệp Excel nếu chứa nhiều Sheets (trang tính) nhỏ bên trong và càng nhiều Sheets thì tệp Excel sẽ càng nặng. Một cách để giải phóng không gian đó là tách các trang tính không liên quan thành một tệp Excel khác. Việc chia nhỏ file Excel này rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện thao tác Sao chép dán sẽ xuất ra một tệp Excel khác.

Giải pháp để khắc phục tình trạng quá tải dung lượng của Excel là tách các trang tính

Sử dụng ảnh trong Excel một cách tối ưu: Ảnh gốc sẽ giữ nguyên chất lượng khi được thêm vào Excel, do đó nếu file ảnh nặng cũng sẽ gây quá tải dung lượng của Excel. Để khắc phục, bạn cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhấp chuột hình ảnh => chọn Sự sắp xếp => chọn Trình tối ưu hóa.

Tối ưu hóa hình ảnh trong tệp Excel

Bước 2: Bỏ chọn mục Chỉ áp dụng cho bức tranh này để tiến hành thay đổi tất cả các hình ảnh trong tệp Excel.

Thay đổi chất lượng hình ảnh là một giải pháp để khắc phục tình trạng quá tải kích thước tệp Excel

Tùy theo nhu cầu của mỗi người mà để chất lượng ảnh khác nhau để giải phóng bớt dung lượng của file Excel.
Loại bỏ định dạng trong tập tin Excel: Chính những định dạng như: màu sắc, phông chữ, … là nguyên nhân khiến tập tin Excel của bạn ngày càng nặng hơn. Và cần phải loại bỏ chúng hoặc làm cho chúng càng đơn giản càng tốt.
Bước 1: Lựa chọn Nhà > Tìm đến Chỉnh sửa.

Xem phần Chỉnh sửa trong phần Trang chủ

Bước 2: Lựa chọn Sạch > chọn Xóa định dạng để xóa tất cả các ô trống chưa được làm việc trong Excel.

Chọn Xóa định dạng để xóa các ô trống

Kích hoạt chức năng Tính toán thủ công: Sử dụng các thao tác tính toán để rút ngắn thời gian làm việc là nguyên nhân dẫn đến tình trạng quá tải dung lượng của Excel. Dưới đây là các bước để khắc phục tình trạng này:
Bước 1: Lựa chọn Tập tin > mở mục Tùy chọn.

Mở phần Tùy chọn trong Tệp

Bước 2: Lựa chọn Công thức trong Tính toán sổ làm việc. Lựa chọn Thủ công => loại bỏ mục Tính toán lại sổ làm việc trước khi lưu. nhấn VÂNG hoàn thành.

Kích hoạt chức năng Tính toán thủ công để giải phóng dung lượng

Nén file thành file Zip: Nén file Excel thành file Zip là một trong những giải pháp giúp khắc phục tình trạng quá tải dung lượng của Excel.
Cách thực hiện: Nhấp chuột phải vào file Excel => chọn Add to Archive.

Giải pháp khắc phục tình trạng quá tải kích thước tệp Excel

Như vậy, Sửa chữa Laptop24h.com đã bật mí cho bạn giải pháp khắc phục tình trạng quá tải file Excel. Chỉ cần những thao tác đơn giản có thể giải phóng ít dung lượng hơn, mang lại trải nghiệm tốt cho bạn khi làm việc trên Excel.

Nguồn : suachualaptop24h.com